Virtuele werkplek: dit is het en zo gebruikt u het

Virtuele werkplek inrichten

Een virtuele werkplek is handig én makkelijk. Het is een term die we sinds corona vaker horen. Maar, wat is een virtuele werkplek nu precies en hoe werkt het? Het wordt ook wel een online werkplek genoemd. Het principe van een virtuele werkplek is dat u locatie onafhankelijk met al uw programma’s kunt werken. Flexibel werken vanuit huis of op locatie bij een klant? Grip op IT legt het u uit.

Een virtuele werkplek vormgeven

Een online werkplek of virtuele werkplek is niet moeilijk om in te richten, doordat het een zeer flexibele manier van werken is. Het enige wat werknemers nodig hebben, is een apparaat met internetverbinding, zoals een tablet of laptop. Daarnaast is het voor werknemers die regelmatig thuiswerken handig dat zij ook over een telefoon beschikken, zodat zij goed bereikbaar zijn voor collega’s. Een virtuele werkplek zorgt er dus voor dat u eenvoudig en op iedere plek kunt werken.

In bijna alle gevallen werken werknemers met een softwarepakket dat via de cloud werkt. Dit is een pakket waar programma’s in zitten die werknemers het meest gebruiken, waaronder bijvoorbeeld een e-mailprogramma. Voorbeelden van deze softwareprogramma’s die bij een cloud werkplek inbegrepen zijn:

  • Microsoft 365
  • G suite van Google
  • Boekhoudsoftware
  • Urenregistratie software

De pluspunten van een online werkplek

Het grootste voordeel van een online werkplek is dat u overal en op elk tijdstip kunt werken. Niet alleen voor een bedrijf is dit fijn, maar ook voor werknemers zelf. Hoe fijn is het dat mensen zelf kunnen bepalen wanneer ze met hun werkzaamheden beginnen? Natuurlijk moeten werknemers soms nog steeds rekening houden met vaste werktijden, maar dit kan dan ook gewoon vanuit huis achter de laptop. Een groot voordeel voor werkgevers is dat zij minder reiskostenvergoeding kwijt zijn aan werknemers die dagelijks kilometers naar hun werk rijden. Door ze vanuit huis te laten werken, bespaart u ontzettend veel reiskostenvergoeding én hoeven werknemers niet meer in de file te staan.

De minpunten van een online werkplek

Er zijn ook een aantal nadelen te benoemen over een virtuele werkplek. Over het algemeen heeft zo’n werkplek een positief imago, doordat het werken flexibel maakt. Echter vinden sommige mensen het lastig om ineens volledig (of deels) te werken vanuit een online werkomgeving. Zo is het mogelijk dat er werknemers al meer dan

twintig jaar ergens werken en volledig gewend zijn aan de manier van werken. Dit is natuurlijk een kwestie van wennen, maar dit kan wel tijd kosten.

Een ander nadeel voor werkgevers is dat het geld kost. Aan de andere kant is het nu een investering en levert het op termijn waarschijnlijk meer productiviteit van werknemers op. Personeelsleden die thuiswerken dienen over een laptop, en soms ook over een telefoon te beschikken waar de software op werkt. Daarnaast kost ook de software die gebruikt wordt ook geld.

Hier moet u nog meer rekening mee houden

U zou denken dat een virtuele werkplek inrichten zo gedaan is, maar er komt toch meer bij kijken dan u in eerste instantie denkt. Het is goed om na te gaan hoe werknemers het liefst te werk gaan, zodat de productiviteit behouden blijft, of zelfs verbetert. Ook een goede it beveiliging kan niet ontbreken bij een virtuele werkplek. Vanuit elke gewenste locatie werken is natuurlijk fijn, maar het is ook belangrijk dat bestanden goed beveiligd zijn en niet zomaar kunnen lekken.

Soms starten werknemers hun laptop op vanuit huis om aan de slag te gaan, maar kunnen ze niet in loggen. Op deze momenten moet er een helpdesk beschikbaar zijn, zodat mensen weer zo snel mogelijk aan het werk kunnen.

Hulp nodig bij het inrichten van een virtuele werkplek?

Is uw bedrijf ook meer thuis gaan werken sinds de coronacrisis en wilt u dit doorzetten? Dan is het tijd om een virtuele werkplek in te richten voor uw werknemers. Of misschien wilt u het uitproberen, om te kijken of werknemers productiever worden. In deze tijd richten steeds meer mensen een virtuele of online werkplek in, omdat het veel voordelen biedt. Minder in de file staan, parkeerproblemen voorkomen en privé en werk beter combineren door vanuit huis te werken; dat willen uw werknemers ook!

Weet u niet zo goed waar u moet beginnen met het inrichten van een virtuele werkplek? Dan kunt u terecht bij Grip op IT. Wij zijn onder andere gespecialiseerd in werken in de cloud. Wij weten dan ook als geen ander hoe we een veilige online werkomgeving creëren voor werknemers en kunnen u ook helpen met de beveiliging hiervan. Wilt u meer weten? Neem dan gerust contact met ons op.

 

 

 

ICT innovatie

ICT innovatie: hoe komt het dat innovatie in de ICT vaak zoveel voeten in de aarde heeft?

Read more

it-beveiliging

Uw cloud werkplek: waarom werken in de cloud een goed idee is

Read more

it uitbesteden

IT uitbesteden voor uw onderneming

Read more